Comment gérer votre organisation événementielle ?

Tous les types d’événements nécessitent une organisation d’une main de maître. De nos jours, le secteur événementiel est en plein essor et les convives s’attendent à ce que tout soit parfait. Médiatisé ou non, un événement signifie une organisation acharnée en amont, que ce soit au niveau de la logistique, des relations publiques ou du repas traiteur. Comment alors garantir le succès d’une manifestation événementielle ?

Qui seront conviés à l’événement ?

La première chose à définir, c’est bien sûr le profil des invités. La stratégie de communication événementielle et le business plan en dépendent fortement. Pour des événements professionnels, on peut citer deux principales cibles, à savoir les clients ou les fournisseurs. Certains événements permettent de convier les deux car c’est une occasion de démontrer aux clients d’une part que les partenaires portent un intérêt à la cause, et de l’autre de démontrer aux partenaires que vous avez un bon réseau de clients.

Sinon, pour des événements privés comme des mariages ou des anniversaires, il est clair que vous n’allez convier que des personnes qui vous sont chères. Dans ce cas, votre seul frein est votre budget, car c’est ce qui vous permettra ou non de faire une grande réception.

Quel est le type d’événement ?

Pour un événement d’entreprise, vous avez largement le choix : séminaires, soirée d’entreprise, porte ouverte, team building ou inauguration d’une nouvelle agence. La définition du type d’événement intervient après celle de la cible. Les possibilités sont infinies, mais à vous de trouver celle qui aura vraiment un intérêt pour votre cible.

A qui confier l’organisation événementielle ?

Cette étape est décisive car l’équipe qui se chargera de l’organisation d’un événement garantit la réussite de celui-ci ou non. La première chose à faire est de désigner un chef de projet. Il pourra ainsi choisir son équipe. La résistance au stress est un facteur de choix important car la gestion de projet est toujours synonyme de pression, entre la course contre la montre et la gestion des différents prestataires.

D’ailleurs, c’est l’une des raisons pour laquelle les entreprises font souvent appel à une agence de communication qui possède une spécialisation dans le secteur de l’événementiel. Le seul problème qui pourrait se poser en confiant l’organisation d’événements à une agence d’événementiel est le coût des prestations. Dans ce cas, envisager de créer une équipe en interne n’est pas une mauvaise idée, notamment si vous organisez un événement plusieurs fois par an.

Pour un mariage, le recours à un wedding planner est la meilleure solution car ce professionnel vous aidera depuis la conception des invitations jusqu’à la coordination du jour J.

Susciter l’intérêt de la cible

On voit souvent à des événements culturels ou des événements sportifs des personnalités qui viennent couper le ruban rouge ou faire un petit discours. Faire appel à une personne connue sera un bon point pour votre image car cela vous apportera plus de crédibilité. Il peut s’agir d’un homme politique, d’un sportif reconnu, d’un artiste célèbre ou de toute personnalité qui peut faire entretenir le buzz. Votre événement apparaîtra ainsi comme « l’événement du siècle » à ne surtout pas rater.

Choisir les bons supports de communication

La communication digitale, visuelle et événementielle sont à ne surtout pas négliger. C’est ce qui garantit la bonne transmission des messages vers la cible. Quand on parle de communication, il est à la fois question de communication avant, pendant et même après l’événement. Vos choix dépendront du type de celui-ci.

Le visuel reste à privilégier, car il donnera du cachet à votre événement. Par exemple, pour une soirée d’entreprise, n’hésitez pas à vous servir de projecteurs, de structure gonflable évènementielle éclairante pour marquer votre présence. Bien entendu, l’équipe organisatrice aura besoin d’élaborer un plan de communication, notamment si vous avez besoin de promouvoir vos événements.

Organiser la communication implique aussi de tenir compte des relations presse. Choisissez quels médias vont couvrir l’événement. Quel type de sponsoring avez-vous choisi et comment les mettre en avant ?

Où se déroulera l’événement ?

Le choix du lieu est important car il valorisera l’événement. Il faut s’y prendre tôt à l’avance, notamment si vous voulez louer une salle de réceptions, car il n’est pas rare que les locaux affichent complets un an à l’avance. Le lieu devra convenir à l’esprit de l’événement. Par exemple pour un team building, les salariés s’attendent sûrement à un endroit en plein air avec plusieurs activités pour se détendre. Une salle avec de la verdure et même une piscine sera appropriée dans ce cas.

A quel jour et à quelle date ?

Pour un événement d’entreprise, il est conseillé d’organiser la prestation événementielle un jour ouvrable pour ne pas empiéter sur la vie privée des convives. Au contraire, pour un événement privé, il est préférable de choisir le week-end où les gens veulent se retrouver en famille ou entre amis. Pour un mariage, les couples choisissent souvent le samedi ou le dimanche. Quant à une soirée de lancement d’un nouveau produit, elle se déroule la plupart du temps un vendredi.

Tout dépend donc des types d’événement en question. Il y a toutefois des exceptions. Par exemple, les salons professionnels se déroulent sur plusieurs jours, voire une semaine donc le choix de la date n’est plus autant subjectif puisque de nombreuses autres entreprises sont conviées à ce genre d’événement.

La coordination pour le jour J

Une fois le grand jour arrivé, assurez-vous que les convives soient accueillis comme il se doit. Vous devez accorder de votre temps à chacun d’entre eux et faire en sorte qu’ils soient à l’aise. C’est pourquoi l’animation joue un rôle essentiel. Choisissez le meilleur animateur pour faire vivre l’événement. Aussi, n’hésitez pas à partager les moments forts sur les réseaux sociaux.

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