Si l’énoncé « une image vaut mille mots » est vraiment vrai, alors vous pouvez imaginer les effets d’un album entier de photos incroyables.

Même si n’importe qui avec un appareil photo peut prendre des photos lors de votre prochaine conférence, il est important que vous ne fassiez pas confiance à n’importe qui pour ce rôle. Si elles sont prises correctement, les photos que vous prenez lors de votre événement peuvent servir à une multitude de fins : un excellent rappel aux participants du temps qu’ils ont passé à votre événement ; un moyen facile d’atteindre un nouveau public futur par le biais du partage social (si les participants ont un moyen facile de partager les photos) ; et des supports marketing pour des événements futurs, pour n’en citer que quelques-unes qui viennent à l’esprit.

Avec toute cette pression pour engager le photographe idéal pour votre prochaine conférence, quels sont les éléments à prendre en compte ?

Le budget : Souvent, je pense que le dicton « on en a pour son argent » s’applique aux photographes d’événements. Si vous avez un ami proche ou un membre de votre famille qui est un photographe talentueux et qui a offert ses compétences gratuitement ou à prix coûtant, alors bien sûr, ignorez cette affirmation – mais sinon, soyez prêt à débourser un peu d’argent pour engager un photographe de qualité pour votre prochain événement.

Assurez-vous de recueillir des devis auprès d’une poignée de photographes avant de vous engager à en engager un qui fonctionne avec le budget de photographie qui vous est alloué. Pensez à votre conférence comme à votre mariage – vous y avez consacré d’innombrables heures de travail, ne vous contentez pas de confier cette tâche importante qui consiste à capturer l’essence de votre événement à quiconque possède un appareil photo !

Portfolio : Prendre des photos d’une conférence est complètement différent de prendre des photos de bébés, de paysages, d’événements sportifs, de concerts de rock, etc. Demandez à voir le portfolio web de votre photographe potentiel et des échantillons de ses travaux passés, en particulier des conférences qu’il a déjà prises. Quel pourcentage de leur activité consiste à photographier des événements similaires ? Leur style et leur approche correspondent-ils à la marque et à l’image de votre événement ?

Communication : Lorsque vous examinez le site web d’un photographe potentiel, assurez-vous de bien regarder sa page de contact. Y a-t-il un moyen facile de les contacter ? Un numéro de téléphone uniquement ? Une adresse électronique ? Page Facebook, compte Twitter, profil Pinterest et Instagram également ? Les nombreuses possibilités de connexion impliquent souvent qu’il est facile de mettre la main sur le photographe.

Si vous avez besoin de réponses immédiates, mais qu’il faut plus de deux semaines à un photographe potentiel pour répondre à votre demande initiale, il est peut-être temps de passer à l’option n° 2.

Assurance : Il est extrêmement important de vous assurer que tout photographe que vous engagez est assuré (au moins jusqu’à 1 million d’euros). Si quelque chose leur arrive ou arrive à leur équipement pendant qu’ils sont à votre conférence, vous ne voulez pas être tenu pour responsable.

Équipement : Votre conférence se déroule-t-elle dans un sous-sol sombre ? Une salle de conférence sans fenêtres ? À l’intérieur ? À l’extérieur ? Veillez à communiquer tous les détails importants sur place à tout photographe potentiel afin de vous assurer qu’il dispose (ou qu’il est en mesure d’obtenir) du bon équipement (flashes, etc.) afin de capturer votre événement sous la lumière la plus appropriée. En outre, disposent-ils d’un équipement de secours au cas où quelque chose tournerait mal avec leur appareil photo ou leur flash ?

Examens : Vous n’embaucheriez pas un employé sans avoir vérifié ses références au préalable, n’est-ce pas ? Il en va de même pour un photographe d’événements. De nos jours, il est très facile de créer des portfolios en ligne, et la plupart des photographes publient sur leur site web des citations et des commentaires de leurs anciens clients. Mais n’hésitez pas à demander des références supplémentaires à vos clients récents avant de prendre une décision.

Technologies de partage de photos ? De nos jours, de nombreux photographes proposent des technologies de partage de photos interactives afin que les participants puissent partager des photos sur place pendant votre événement. Si vous souhaitez que les invités partagent des photos pendant l’événement lui-même, n’oubliez pas d’en parler lors de vos premières conversations pour voir si cette option est envisageable.

Contrat et attentes : Il est absolument vital (pour vous comme pour le photographe) de communiquer ouvertement ce que chacun d’entre vous recherchera et attendra de votre partenariat. Cela va de la question « comment puis-je vous contacter si j’ai une question urgente » à la tenue vestimentaire attendue le jour de l’événement, en passant par l’heure à laquelle vous avez besoin du photographe sur place, la manière et le moment où vous recevrez vos photos, ce qui est inclus dans leur prix et si vous avez des droits exclusifs illimités sur les photos par la suite.

Vous devez également veiller à ce qu’ils disposent d’une liste de base des photos « incontournables » de l’événement, afin de ne pas manquer accidentellement les éléments les plus importants, tels que le discours d’ouverture du guide organisateur évènementiel, le discours d’ouverture, le magnifique buffet ou la réception au champagne pétillant.

Faites un checklist évènementiel de vos questions et de vos attentes, et assurez-vous de couvrir (et d’obtenir des réponses) chacune d’entre elles avant de signer un contrat.