Bien entendu, vous voulez que votre événement soit parfait et vous voulez être sûr d’obtenir le meilleur service pour votre investissement. Mais si vous n’êtes pas un guide organisateur événementiel, trouver le meilleur traiteur pour votre argent peut être déroutant.

Que recherchez-vous dans un service de traiteur, et comment vous comparer les uns aux autres lorsque vous n’avez qu’une expérience limitée de la planification et de l’organisation d’un grand événement ?

Ne vous inquiétez pas, nous avons quelques conseils simples pour vous aider à trouver le meilleur traiteur pour votre prochain événement important.

#1 – Réduire le champ d’action

La première étape pour trouver le bon service de restauration pour votre événement consiste à réduire vos options à quelques vendeurs sélectionnés.

Si vous avez peu d’expérience dans le recrutement de traiteurs, vous devrez repartir de zéro. Demandez à vos amis et à vos associés de vous recommander des traiteurs, et consultez les avis en ligne pour éliminer les traiteurs potentiellement insatisfaisants.

Vérifiez auprès de la direction du lieu de votre événement et demandez-leur de vous recommander des traiteurs avec lesquels ils ont travaillé par le passé.

Laissez-vous guider par leur expérience.

# 2 – Visitez les locaux

C’est un point important. Avant de choisir un service de restauration, prenez rendez-vous pour visiter leurs cuisines.

Vérifiez la propreté et évaluez le professionnalisme du personnel. Vous souhaitez trouver un environnement propre et professionnel.

Une cuisine chaotique et sale est un signal d’alarme, et est probablement le résultat d’un personnel de restauration qui n’a aucune fierté, ni aucun intérêt pour son travail. Recherchez des cuisines propres et un personnel attentif.

#3 – Options du menu

Examinez les options de menu et passez en revue les spécialités du traiteur. Tous les services de traiteur ne conviennent pas à tous les événements, et vous souhaitez que le service corresponde à vos besoins.

Par exemple, un traiteur spécialisé dans la cuisine italienne traditionnelle peut avoir du mal à proposer un buffet d’inspiration japonaise. Ce n’est pas une réflexion sur leur compétence, mais sur leur expérience.

Passez en revue vos idées de menu avec le traiteur et discutez des différentes options de menu. Assurez-vous de discuter également des restrictions alimentaires de vos invités que le traiteur pourrait devoir prendre en compte.

#4 – Disponibilité du personnel

Avant de signer tout contrat, assurez-vous que le traiteur que vous choisissez dispose du personnel nécessaire pour assurer le service complet de votre événement. La quantité de personnel dont vous aurez besoin dépendra de la taille et de la nature de votre événement. Discutez donc de vos projets avec le chef du service de restauration pour vous assurer que vos besoins peuvent être satisfaits.

Si vous n’êtes pas sûr du nombre de personnes dont vous aurez besoin, utilisez la fiche de contrôle suivante comme guide.

Buffet – Supposez deux serveurs pour trente invités. Pour les grands groupes, prévoyez également deux ou trois personnes supplémentaires pour débarrasser la vaisselle et réapprovisionner les postes de frottement.

Dîners assis – Pour les repas assis, vous devez prévoir un serveur par table de huit personnes, avec des serveurs supplémentaires pour le service des boissons.

Personnel de bar – Prévoyez au moins un barman et un serveur de bar pour cinquante convives. Des barmans supplémentaires peuvent être nécessaires si vous prévoyez de mettre en place des postes de boissons spécialisées.

N’oubliez pas que vous aurez également besoin d’un chef de service pour six membres du personnel afin de superviser le service et de veiller à ce que tout se passe bien. Avant de choisir un traiteur, assurez-vous qu’il peut fournir tout le personnel dont vous avez besoin pour la journée.

#5 – Commentaires des clients

Vous voulez être sûr que le service de restauration que vous réservez est prêt à travailler en étroite collaboration avec vous et à tenir compte de vos suggestions.

Il vous suffit alors d’établir un menu et de laisser au traiteur le soin de vous livrer la marchandise. Toutefois, le traiteur que vous engagez doit être prêt et disposé à travailler en étroite collaboration avec vous à toutes les étapes de votre événement.

#6 – Dégustation de menus

Le traiteur que vous choisissez doit être prêt à organiser une dégustation afin que vous puissiez goûter le menu et approuver les différents plats qui seront servis lors de votre événement.

Il s’agit là d’un autre point important. Vous voulez une approbation finale du menu, et le traiteur doit être prêt à vous faire goûter son travail avant qu’il ne soit servi à vos invités. S’il ne propose pas de dégustation, passez à un service qui le fait.

#7 – Coût du service

Enfin, le coût du service de restauration sera une préoccupation majeure, et sera un facteur décisif dans votre choix final de fournisseur.

Soyez clair sur votre budget et assurez-vous que le devis que vous recevez couvre entièrement le service complet du traiteur, y compris l’installation, la décomposition et toutes les considérations relatives au personnel.

Avant de signer un contrat, interrogez le traiteur sur les éventuels frais cachés ou coûts supplémentaires.

Conclusion

Trouver le meilleur traiteur pour votre événement n’est pas forcément une épreuve, mais vous devez aborder le processus avec un esprit clair et un plan précis. Choisir quelle sonorisation pour votre évènement suit le même processus?

Utilisez ces conseils simples comme guide et suivez votre instinct. Si vous pensez que le traiteur que vous envisagez n’est pas très scrupuleux, passez à un autre jusqu’à ce que vous trouviez un professionnel qui puisse répondre à toutes vos exigences.

N’oubliez pas que la réussite de votre événement dépend de votre choix de fournisseurs et que le traiteur que vous engagez vous représentera lors de l’événement. Prenez donc votre temps, et choisissez avec intelligence.