La planification d’un événement peut être le cauchemar ou le plus grand rêve de quelqu’un. Le travail est si intense qu’il peut être impossible de suivre le rythme, et si certaines personnes s’épanouissent grâce aux problèmes rencontrés dans la gestion d’événements, ce n’est pas le cas de tout le monde.

Quels sont donc les défis que doivent relever le planificateur et le guide organisateur évènementiel ? Ils peuvent avoir un budget insuffisant, trouver le lieu idéal pour un événement et travailler avec les technologies les plus récentes, tout cela pour créer un événement vraiment inoubliable. Étant donné que la planification d’événements est constamment citée comme l’un des emplois les plus stressants, il est important d’être à la fois créatif et incroyablement organisé.

Importance de la planification dans la gestion d’événements

Le titre du poste comporte déjà « planificateur », mais tant que vous ne serez pas dans le poste, vous ne saurez pas avec certitude quelle organisation y sera intégrée. Pour que les réunions soient réussies, il faut avoir l’œil pour les détails. Vous devez assurer le suivi de plusieurs fournisseurs, garder la conception à l’esprit, assurer le suivi des tâches de marketing et de communication, et bien plus encore, tout en veillant à ce que votre patron ou votre client soit satisfait de votre travail. De plus, nous vous recommandons de commencer 18 mois à deux ans à l’avance – cela ne devrait pas être un processus rapide.

Ne sous-estimez pas l’importance de la planification d’événements. Et si vous êtes le genre de personne qui oublie d’envoyer des courriers électroniques de suivi ou qui perd ses listes de tâches, il vous faut une liste de contrôle pour vous aider à garder une trace. Vous ne savez pas trop quoi mettre sur votre liste ? Nous en avons établi une pour vous ici :

  1. Démarrez. Organisez une réunion d’introduction afin d’aligner votre comité de planification sur les objectifs et la vision de l’événement et de définir des attentes claires pour le processus de planification et l’exécution de l’événement.
  2. Élaborez un budget. Un budget réaliste vous permet de suivre les fonds tout au long de votre planification.
  3. Déterminez les objectifs de l’événement. Rencontrez les principaux décideurs de votre entreprise afin de définir le ton de la convention, les messages clés et les plats à emporter.
  4. Créez une carte du contenu. Celle-ci sera éventuellement utilisée comme base du déroulement du salon. Pour l’instant, basez votre carte de contenu sur tout ce que vous avez appris jusqu’à présent et évaluez-la avec votre équipe.
  5. Développez votre calendrier de production. Le calendrier de production doit inclure tous vos produits livrables. Le fait d’en dresser la carte vous aidera à avoir une meilleure idée du temps nécessaire à la planification de l’événement.
  6. Planifiez minute par minute. Maintenant que votre carte de contenu est faite, vous pouvez créer un flux de spectacle qui montrera comment les participants se déplaceront dans votre événement. Conseil pratique : n’ayez pas trop de présentateurs ni trop de contenu dans une même session. Vous voulez que les participants retiennent votre message clé, et non qu’ils repartent avec un sentiment de confusion ou de surcharge.
  7. Constituez un petit groupe de travail composé de participants. Communiquez avec une équipe inter fonctionnelle composée de certains de vos participants. Cela vous donnera une meilleure idée des idées qui leur plaisent et de celles qu’il convient de rejeter.
  8. Faites appel à des experts en narration. La concrétisation de vos messages clés et de la vision de votre événement est un aspect essentiel de l’organisation d’un événement. Engagez un rédacteur et un coach de discours pour garantir que votre message est transmis de manière réfléchie et encourage les participants à prendre part au voyage.
  9. Élaborez un plan de communication stratégique. Votre plan de communication doit susciter l’enthousiasme pour l’événement avant qu’il n’ait lieu tout en tenant les participants informés de tout ce qui se passe pendant l’événement. Et après l’événement, vous voulez faire participer votre public afin qu’il n’oublie pas d’agir sur les éléments à emporter de l’événement.

Pour réussir dans l’organisation d’un événement, il ne suffit pas d’organiser une fête amusante, mais il n’est pas nécessaire que ce soit un cauchemar. Grâce à votre créativité et à cette liste de contrôle pour l’organisation d’événements, vous pouvez être sûr que ce sera un rêve devenu réalité.

Et maintenant, comment allez-vous choisir le traiteur qui remplira l’estomac de vos convives ?